7 dicas para aumentar a produtividade com o Outlook web

O Outlook web é um produto oferecido pela Microsoft. Antes era apenas um serviço de webmail, mas foi atualizado e agora possui uma ligação direta com uma série de programas oferecidos pela gigante da computação.

Ferramentas como o Outlook são importantes para a nossa vida, especialmente no aspeto profissional. Através das suas funcionalidades é possível organizar-se melhor e assim conseguir ser ainda mais produtivo.

A seguir, falamos mais sobre o Outlook web e trazemos-lhe 7 dicas para otimizar a rotina aproveitando da melhor forma as suas funções.

Outlook web: 7 dicas que vão otimizar a produtividade no dia a dia

O mundo corporativo gira em torno do e-mail. Independente do ramo de negócio, é quase certo que todos os dias tem de lidar com dezenas, e talvez centenas, de e-mails na caixa de entrada.

As últimas versões do Outlook web trouxeram uma série de novas funcionalidades, que visam facilitar a vida dos utilizadores. A seguir, apresentamos alguns destes recursos que vão trazer mais produtividade para a rotina.

1 – Aceder aos e-mails mesmo quando estiver offline

Quem possui uma conta no Outlook já percebeu que os e-mails recebidos ficam disponíveis mesmo em estado offline.

Assim, caso precise de ler alguma mensagem e não consegue aceder à internet, poderá fazê-lo sem qualquer dificuldade, o que traz mais praticidade para o dia a dia.

2 – Associação de categorias

Com o Outlook web também é possível associar uma categoria aos e-mails, facilitando a localização dos mesmos e deixando a caixa de entrada mais organizada.

Além disso, pode colocar cores, tarefas e eventos caso seja necessário, de acordo com as suas necessidades.

3 – Procura pelos e-mails

Sabe quando precisa de encontrar aquele e-mail que foi enviado há algum tempo, e por isso foi parar ao final da sua caixa de entrada?

Pois saiba que com o Outlook pode pesquisar pelas mensagens através de pastas, colunas diferentes e pesquisas em geral. Consegue também classificar as mais importantes, para não perder tempo em pesquisas intermináveis.

4 – Marque as mensagens importantes

Além de facilitar a procura pelos e-mails, o Outlook permite marcar aqueles que são mais importantes. Assim, prioriza os e-mails mais importantes e mais recentes da caixa de entrada.

Também é possível adicionar lembretes de sinalização nas mensagens que desejar.

5 – Agendamento de eventos

Se é uma pessoa que possui muitos eventos e reuniões e precisa de uma aplicação que o ajude a lembrar-se destas datas irá apreciar ainda o Outlook.

A funcionalidade do agendamento de eventos vai facilitar a organização e permitir que se recorde dos compromissos agendados.

6 – Classificação de e-mails

Essa é uma opção que ajudará a lidar com as mensagens que chegam à caixa de entrada. Algo que proporciona muitas vantagens e uma conta mais organizada e limpa.

Uma forma de deixar a caixa de entrada arrumada, permitindo que seja capaz de encontrar os e-mails no futuro sem problemas.

Para isso, pode escolher a pasta que deseja colocar um e-mail ou, até mesmo, criar uma categoria nova de acordo com as suas necessidades.

7 – Partilha de links

O Outlook web também permite a partilha de links de documentos, invés de enviá-los como anexos. As vantagens deste recurso são muitas, como não ocupar espaço na caixa de e-mail, nem nas caixas dos destinatários.

Ao compartilhar um link do OneDrive não é preciso se preocupar se está a enviar o documento mais atual, por exemplo. Porque os destinatários poderão ver as últimas alterações, além de possibilitar o trabalho em conjunto em tempo real.

Seguindo estas dicas, economizará alguns preciosos minutos nas interações diárias com o correio eletrónico. Além de obter uma caixa de entrada mais limpa e organizada.

Otimize o Outlook web de forma a facilitar e agilizar o acesso às informações, sempre que necessitar. E, garantimos-lhe que a sua produtividade irá agradecer.

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