O ano de 2020 trouxe adaptações a nossa vida ao novo cenário de pandemia mundial. De entre as muitas mudanças ocorridas naquele período, uma das mais significativas foi o distanciamento social, que acabou por culminar na maior parte da população a trabalhar em regime de home office.

Para muitos essa nova rotina foi novidade. Portanto, conseguir organizar-se para ser produtivo em casa não é das tarefas mais simples. Entretanto, existem algumas ferramentas que facilitam essa missão.

Assim, se continua em teletrabalho conheça algumas destas ferramentas essenciais.

Home Office: 10 ferramentas que vão ajudar a manter a produtividade

Organizar a agenda, marcar compromissos e tarefas, entrar em contato com os colegas de trabalho, administrar e gerir projetos…

Estes são só alguns dos desafios que quem trabalha em home office tem de enfrentar.

Mas para cada uma destas tarefas há uma ferramenta que auxilia na organização, e certamente vai tornar a sua rotina de trabalho mais produtiva.

Apresentamos 10 destes recursos essenciais. Conheça-os.

1 – Toggl

Gerir o tempo é, sem dúvida, uma das partes fundamentais de quem está em regime de home office.

Além do tempo gasto com as próprias tarefas, quem lidera uma equipa também precisa estar atento ao tempo efetivamente trabalhado por parte da equipa, e assim gerir o prazo da melhor forma para atingir as metas.

Com o Toggl é possível programar alertas que avisam quando o tempo de execução de uma tarefa termina. A par disso permite também a visualização das informações em gráficos que demonstram quais as atividades com maior duração.

2 – Slack

A comunicação entre os membros de uma equipa de trabalho também é essencial para a execução de um projeto.

O Slack permite essa comunicação entre dois ou mais membros de uma equipa, reunindo as pessoas responsáveis por um projeto num ambiente único e assim favorecendo a interação em grupo.

3 – G Suite

O G Suite consiste num pacote de aplicações na cloud, com diversas ferramentas e que permite a criação e edição de forma colaborativa, facilitando assim o trabalho em equipa.

Entre as aplicações disponíveis estão o Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Essa ferramenta é paga e possui 3 planos que variam entre a versão básica, intermediária e completa.

4 – Zoom para reuniões home office

Participar ou convocar uma equipa para participar em reuniões é fundamental para alinhar as orientações de execução de uma tarefa ou projeto.

Para quem trabalha em home office essas reuniões são feitas através de videoconferência. E, o Zoom é uma das melhores ferramentas para esta finalidade.

Com ele é possível realizar reuniões em vídeo até 500 pessoas, além de poder compartilhar arquivos e apresentações pelo chat. Outra grande vantagem é que essa ferramenta consegue ter uma boa funcionalidade mesmo em conexões instáveis.

5 – Basecamp 

Voltado para o auxílio na gestão de projetos, o Basecamp permite a partilha de arquivos, definição de prazos em grupo ou centralizar feedbacks.

Dessa forma, a ferramenta unifica os objetivos de uma equipa que trabalha em locais distintos, mas que têm em comum a concretização do mesmo projeto.

6 – Trello

Delegar tarefas aos membros de uma equipa faz parte do trabalho dos gestores de projetos.

E, para organizar as atividades delegadas bem como as de supervisão, o Trello acaba por ser bastante eficiente.

Através do software pode ter maior controlo em relação às tarefas a serem cumpridas pelos colaboradores, e assim otimizar o fluxo de trabalho.

7 – DocuSign

Os documentos fazem parte de qualquer processo relacionado ao trabalho, e a assinatura é imprescindível para a sua validação.

O DocuSign é uma ferramenta de assinatura eletrónica, que permite gerir documentos como contratos e ordens de serviço, a partir de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.

Os documentos assinados digitalmente têm validade jurídica tanto quanto as assinaturas físicas. E possuem diversas medidas que garantem a segurança da empresa, como dados criptografados, e validação por biometria e senha.

8 – Teams para gerir a equipa em home office

Para quem não sabe, o Teams faz parte do Office 365 e é também uma excelente plataforma colaborativa para quem procura gerir diversas equipas ou áreas de trabalho. A par disso existe a possibilidade de integrar o Teams com aplicações como o Trello ou o Asana.

Para quem utilizar o Office 365, esta pode ser uma excelente opção e sem qualquer custo extra adicionado.

Enquanto enfrentamos ainda um futuro incerto, e o trabalho em home office continua a fazer parte da realidade, encontrar formas de facilitar a rotina pode tornar o dia a dia mais produtivo.

9 – Leuco

Esta é uma aplicação que funciona basicamente como um ramal móvel. Ou seja, através do Leuco pode utilizar o telemóvel como telefone IP ou como um ramal PABX.

Sendo assim, pode receber ou realizar chamadas através da ferramenta. Inicialmente, esta só estará disponível para Android.

A grande vantagem é que não precisa de ter uma Internet super veloz para utilizar este sistema. Dessa forma, alia benefícios como economia e produtividade à empresa.

Ou seja, mesmo estando fora do escritório, é possível conectar-se diretamente com os colaboradores ou fornecedores.

10 – The Pomodoro Tracker para gerir tempo no home office

Para trabalhar remotamente, é preciso saber gerir o tempo de forma impecável. E sabemos que esta pode ser uma tarefa bastante difícil.

Contudo, existe uma ferramenta muito útil que o poderá ajudar. Trata-se da Pomodoro Tracker.

Inicialmente, a técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, ainda na década de 1980. Basicamente, consiste no uso de um cronômetro para controlar a execução das tarefas.

Ou seja, as tarefas devem ser dividas em blocos de 25 minutos. Sendo assim, em cada ciclo de 25 minutos, é preciso fazer uma pausa de 5 minutos.

E, o The Pomodoro Tracker é simplesmente um cronômetro online, que vai permitir que realize as suas tarefas de acordo com esta técnica. Assim, conseguirá gerir melhor o seu tempo, conquistando maior agilidade na execução dos seus afazeres.

Com estas ferramentas é possível trabalhar em casa de forma muito mais organizada e eficiente. Se precisar da nossa ajuda para encontrar a ferramenta colaborativa mais adequada ao seu negócio, não hesite em contactar-nos.