O email Outlook, que está vinculado à Microsoft, é um dos mais utilizados no meio empresarial. Porém nem sempre os utilizadores aproveitam ao máximo as ferramentas disponibilizadas.
E, todos sabemos que ao usufruir dos recursos de forma eficiente é possível organizar ainda mais a rotina colaborativa. Principalmente para quem está em home office.
Hoje em dia é praticamente impossível não ter um endereço de e-mail, seja para o uso pessoal ou no trabalho. E, antes de criar uma conta é preciso estar atento se as funcionalidades oferecidas são adequadas às suas necessidades.
Como temos a certeza que não está a tirar o melhor partido do seu email, elaboramos este artigo com 5 dicas valiosas que o podem ajudar.
Email Outlook: Como aproveitar ao máximo as suas funcionalidades
A principal função do endereço de email é proporcionar a comunicação entre utilizadores ajudando a manter a rotina organizada. Mas para isso é preciso conhecer como estes recursos funcionam.
De seguida damos-lhe 5 dicas sobre algumas funcionalidades do email Outlook que talvez não conheça. Mas, garantimos que vão auxiliar, e muito, no dia a dia.
1 – Utilizar filtros e regras
Regras são filtros automáticos que encaminham e-mails com termos e palavras específicas para pastas de forma automática. Dessa forma, a caixa de entrada fica mais organizada e sem acumular os e-mails recebidos diariamente.
É possível criar regras para as suas mensagens baseadas em diversas variáveis, como por exemplo:
- Nome do remetente
- Endereço de email
- Campos “Para” ou “CC”
- Assunto
- Mensagens com anexos
Criado este filtro será possível configurar o email para as mover automaticamente para uma pasta.
Além disso, o filtro permite a sinalização na caixa de entrada, encaminhar as mensagens para um endereço de email, ou até mesmo adicionar/remover uma categoria ou excluí-las completamente.
2 – Criar uma pasta de pesquisa
Existe a possibilidade de realizar pesquisas por determinados emails através da caixa de pesquisa. Porém há uma forma ainda mais eficiente de fazê-lo.
Pesquisas feitas com frequência podem ser configuradas como uma pasta de pesquisa. Por exemplo, é possível configurar uma pasta de pesquisa para visualizar todos os emails de um cliente importante.
Isso torna a pesquisa mais ágil e o ajuda a otimizar o tempo.
3 – Criar pastas de destino para e-mails
Outra forma de manter a caixa de entrada mais organizada é utilizar a ferramenta de criação de pastas. Desta forma poderá a armazenar os e-mails separadamente de acordo com a categoria.
Isso porque para mover emails para determinada pasta é preciso fazê-lo de forma manual.
4 – Partilha de links
O email Outlook também permite a partilha de links de documentos, ao invés de enviá-los como anexo. As vantagens deste recurso são muitas principalmente na poupança de espaço nas caixas de email.
Ao compartilhar um link do OneDrive não é preciso preocupar-se se está a enviar o documento mais atual, já que os destinatários poderão ver as últimas alterações. Além disso, poderá também trabalhar em conjunto em tempo real.
5 – Sinalizar e fixar mensagens
Num dia movimentado, é preciso priorizar os e-mails que serão respondidos imediatamente, e os que podem esperar para mais tarde. O problema é que nem sempre nos lembramos de quais são.
Para evitar este problema, é possível utilizar as ferramentas de sinalizar e fixar disponíveis no email Outlook. Ao sinalizar a mensagem, ela ficará destacada para que o utilizador a visualize com mais facilidade.
Já ao utilizar a opção fixar, a mensagem é direcionada para a parte superior da caixa de entrada, facilitando a visualização e prevenindo que o email passe despercebido.
Com todas estas funcionalidades, o Outlook mostra-se bastante completo. Oferecendo recursos eficientes que facilitam muito o dia a dia dos utilizadores. Ao criar uma conta, não deixe de explorar todas as ferramentas e aproveitá-las ao máximo.
