Nestes tempos em que o trabalho remoto prevalece, um dos serviços de destaque é o OneDrive Business. Esta é uma plataforma de armazenamento online que permite aceder, editar e partilhar documentos em qualquer lugar.

É um serviço fornecido pela Microsoft, sendo considerado uma das melhores opções de arquivo em nuvem no mercado.

A vertente do OneDrive que vamos apresentar neste artigo é direcionada, sobretudo, para o mundo corporativo. Para saber como funciona e se vale a pena adotar esta ferramenta no seu negócio continue a leitura!

OneDrive Business: O que é e quais são os recursos de armazenamento

O OneDrive Business consiste num serviço de armazenamento e partilha de ficheiros na nuvem da Microsoft. Esta ferramenta permite que os utilizadores possam aceder, alterar e partilhar documentos dentro da empresa ou de forma remota.

E qual é a principal diferença da versão “Business” para a “pessoal”?

Essencialmente, a versão pessoal tem algumas limitações de recursos, já que é direcionada para um único utilizador. Desta forma, é um serviço que exige menos complexidade.

Já a versão Business é executada com base no SharePoint Online: é uma solução de armazenamento e colaboração com uma administração centralizada. Os administradores podem definir regras de utilização e ter maior controlo sobre o que é arquivado. Estes têm, inclusive, direitos de acesso integral a todo o conteúdo.

É importante destacar que a plataforma é comercializada com dois planos distintos, sendo um mais básico e outro mais avançado.

Quais são os principais recursos da plataforma?

Os principais recursos incluem:

• Armazenamento em nuvem;
• Partilha de ficheiros e pastas com colegas de trabalho;
• Controlo de documentos por parte dos administradores;
• Sincronização de conteúdo de uma biblioteca para a plataforma.

Em relação às funcionalidades, destacamos as seguintes:

1 – Capacidade de armazenamento

O plano básico oferece 1 TB de espaço para armazenamento. Já o mais avançado inclui espaço ilimitado.

2 – Partilha de ficheiros

Os ficheiros e pastas armazenados são privados, e cabe ao utilizador decidir partilhá-los com outras pessoas, como colegas de trabalho.

Em caso de necessidade, os documentos podem ser tornados públicos, para que possam ser partilhados com elementos externos à equipa.

3 – Segurança

A segurança é um fator crucial, especialmente num serviço direcionado para o mundo corporativo. Neste sentido, a plataforma OneDrive Business oferece uma proteção avançada com várias camadas.

Os sistemas de proteção incluem: criptografia de dados, direitos de segurança de acesso, relatórios em tempo real e proteção contra perda de dados.

4 – Características avançadas

Os utilizadores podem beneficiar do pacote Office 365 no plano superior, por exemplo.

Quais as vantagens e desvantagens do OneDrive Business?

Para decidir se este serviço é a melhor opção para si, é preciso conhecer as suas vantagens e desvantagens:

1 – Vantagens

• Aceder aos ficheiros em qualquer lugar: Visualizar, partilhar e editar documentos de forma remota, em qualquer lugar, e a partir de qualquer dispositivo.
• Editar documentos em modo colaborativo: A plataforma permite alterar documentos em tempo real e por vários utilizadores dentro e fora da empresa.
• Interface user friendly: O Interface intuitivo e a sincronização rápida com computadores reduz a curva de aprendizagem. Isto facilita a adoção da solução.
• Aplicação para smartphone: Compatível com Android e iOS. É possível fazer upload, editar e partilhar ficheiros na nuvem através de dispositivos móveis, de forma segura.
• Compatibilidade com Windows e Mac: É compatível ainda com os sistemas operativos Windows e Mac. Isto torna possível implementar o serviço numa plataforma local, instalada diretamente nos servidores da empresa

2 – Desvantagens

• Limite do suporte em relação ao tamanho do documento: A Microsoft não suporta ficheiros com mais de 15 GB nestes pacotes.
• Falta de integração com aplicações de terceiros: Atualmente, a plataforma não é capaz de se integrar com aplicações de terceiros, ao contrário do que acontece no OneDrive para uso pessoal. Desta forma, não é possível sincronizar uma conta comercial com calendários, por exemplo

Ao conhecer estas informações sobre o OneDrive Business, consegue avaliar se o serviço corresponde às necessidades do seu negócio. É importante considerar implementá-lo para ajudar a organizar a sua rotina e a dos seus colaboradores.