Será o OneDrive Business a melhor opção para o seu negócio?

Em tempos em que prevalece o trabalho remoto, os serviços de armazenamento na nuvem ganharam uma importância especial. Com eles é possível aceder, editar e partilhar documentos em qualquer lugar. Um dos serviços que merece destaque é o OneDrive Business.

Este é um dos serviços mais usados, é fornecido pela Microsoft, e é considerado uma das melhores opções de armazenamento em nuvem.  A vertente do OneDrive que vamos apresentar hoje é mais direcionada para o mundo corporativo.

Para saber como funciona e se vale a pena adotar a ferramenta no seu negócio continue a ler o artigo!

OneDrive Business: O que é e quais são os recursos de armazenamento

O OneDrive business consiste num serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem da Microsoft. A ferramenta permite que os utilizadores possam aceder, alterar e compartilhar documentos dentro da empresa ou de forma remota.

E qual é a principal diferença da versão business para a pessoal? Basicamente, a versão pessoal possui algumas limitações de recursos, já que é direcionada para um utilizador que exige menos complexidade.

Além disso, a versão business é executada com base no SharePoint Online. Esta é uma solução voltada para o armazenamento e colaboração com uma gestão através de uma administração centralizada.

Isso significa que administradores podem definir regras de utilização e ter maior controlo sobre o que é armazenado. Tendo, inclusive, direitos de acesso integral a todo o conteúdo existente.

É importante destacar que a plataforma é comercializada em dois planos distintos, sendo um mais básico e outro mais avançado.

Os principais recursos incluem:

  • Armazenamento em nuvem
  • Compartilhamento de arquivos e pastas com colegas de trabalho
  • Controlo de documentos por administradores
  • Sincronização de conteúdo de uma biblioteca para a plataforma

Sobre as funcionalidades, é importante considerar as seguintes.

1 – Capacidade de armazenamento de arquivo

O plano básico oferece 1 TB de espaço para armazenamento, já o mais avançado oferece espaço ilimitado.

2 – Compartilhamento de arquivos

Os arquivos armazenados são privados, e cabe ao utilizador decidir partilhar arquivos e pastas com outras pessoas, como colegas de trabalho.

Em caso de necessidade, os documentos poderão ser tornados públicos, para serem partilhados com elementos externos.

3 – Segurança

A segurança é um fator primordial, especialmente num serviço direcionado para o mundo corporativo. Nesse sentido, a plataforma OneDrive oferece proteção avançada em várias camadas.

Os sistemas de proteção incluem criptografia de dados, direitos de segurança de acesso, relatórios em tempo real e proteção contra perda de dados.

4 – Características avançadas

Os utilizadores podem beneficiar do pacote Office 365 no plano superior, por exemplo.

Quais as vantagens e desvantagens do OneDrive Business?

Para decidir se este serviço é a melhor opção para seu negócio, é preciso conhecer e ponderar relativamente às suas vantagens e desvantagens:

1 – Vantagens

  • Aceder aos arquivos em qualquer lugar: Visualizar, partilhar e editar arquivos de forma remota, em qualquer lugar, e a partir de qualquer dispositivo
  • Editar documentos em modo colaborativo: A plataforma permite alterar documentos em tempo real e por vários utilizadores dentro e fora da empresa
  • Interface user friendly: Interface user friendly e sincronização rápida com computadores reduz a curva de aprendizagem. Isto facilita a adoção da solução
  • Aplicação para smartphone: Compatível com Android e i É possível fazer upload, editar e partilhar arquivos na nuvem através de dispositivos móveis, enquanto está em trânsito, e de forma segura
  • Compatibilidade com Windows e Mac: A plataforma é compatível ainda com os sistemas operativos Windows e Mac. Isso torna possível implementar o serviço numa plataforma local, instalada diretamente nos servidores da empresa

2 – Desvantagens

  • Limitação do suporte em relação ao tamanho do documento: A Microsoft não suporta arquivos com mais de 15 GB nestes pacotes
  • Falta de integração de aplicativos de terceiros: Atualmente, a plataforma não é capaz de integrar com aplicações de terceiros, diferentemente do que ocorre no OneDrive para uso pessoal. Dessa forma, não é possível sincronizar uma conta comercial com aplicações como calendários, por exemplo

Ao conhecer estas informações sobre o OneDrive Business, avalie se o serviço atende às necessidades do seu negócio. É importante considerar implementá-lo para ajudar a organizar a sua rotina e dos seus colaboradores.

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